はやくも2月は終わりです。社会的な観点で3月はこれまでよりも活動しやすくなると良いですね。
さて、今週は、
です。
軽く読んでいただきたい話題なので、いつもの先輩と後輩の対話記事にしたてております。
（文頭のマークが◆◆→先輩、◎→後輩 です）
【仕事術】脱マルチタスク 〜作業の中断を無くそう〜
◎先輩、こんにちは。今日も仕事が遅くまでかかりそうで、少し休憩しているんです。
◆◆そういえば、君の関与している例のTOB案件の公表日が近いとかだったね、お疲れ様。
◎ええ。おかげさまで今週は連日深夜残業です。それはさておきなんですが、ヒトってマルチタスクが苦手ですよね。
◆◆そうだね。音楽を聴きながら作業をするとかそういう意味で”作業”を両立することはできるとしても、集中力を要する”仕事”を並行して行うことは難しいよね。
◎そうなんです。私なんかも、ちょうどいま、例のTOB案件の最終調整をこなしながら別の案件の初期的なValuationの試算モデルを作成する必要があったりして、”てんやわんや”ですよ。
◆◆ジュニアのメンバーは案件に振り回されるというか、色々な案件に並行して作業員として関与させられるから大変だね。
脱マルチタスク
◎私は仕事術とか調べるのが好きなので、どうやったらマルチタスクを避けつつ効率的に作業を進められるのかはわかってはいるつもりなんですけれども。
◆◆へえ、どんなノウハウをご存知なのかな？
◎一番大事なのは「作業の中断を無くす」ように気をつけることですね。
◆◆なるほど。
◎たとえば、エクセルでValuationモデルを作成してるときに、DDロジの件で相手方FAからの電話をとって作業が中断されると、Valuatonに戻ったときに
「さて、どこまで何をやっていたんだっけな？」
と思うことがよくありますからね。
◆◆集中している時にこそ、なぜか緊急事態が舞い込むよね。
◎その緊急事態も仕事なので、”邪魔”とまではいいませんが、作業が中断されるという意味では非効率ですね。ものの本とかサイトなんかでは、
なんていう、Tipsを書いていることがありますが、あれを投資銀行のジュニアが真似すると危ないですね。
メール等の通知を常にOFFにするのは危ないかもしれない
◆◆それはシニアバンカーだって同じだよ。緊急に対応して欲しい件を1時間も放置されたら困るし、社内メンバーからのみならず、相手方FAやお客様からの緊急連絡が入るかもしれないからね。
◎そうなんですね。とはいえ、たとえばメールのバナー的な通知やメール音が鳴る設定にしいてると、それはそれでうるさすぎて全然集中できないんですよ。
◆◆そういう時は、時間帯や案件の状況によって通知設定を変えてみるのもいいかもね。
◎なるほど、それはアリかもですね。
とかですかね。
◆◆そんな感じかな。日中は迅速に反応すべきことが多いけど、朝や夜は案件の進捗的にすぐに対応しなきゃならないような状況でないと推察できるなら、通知をOFFにして、1時間おきくらいに能動的にメールに戻るっていう確認頻度でも大丈夫かもね。
作業中に別の仕事について何か思いついたときはメモを残す
◎あとは、ある仕事をしている途中に、ふと別の仕事について思いつくことがあるんですけど、その思いつきに従って仕事を変えてしまうと、それも”作業の中断”になるので、思いつきを忘れない程度に素早く手書きメモするっていうのもTipsの一つですね。
◆◆確かに、ある作業・仕事をしているときに、ふと別の案件のアイディアがひらめくことはあるよね。
◎ええ。そういうときに、ひらめきに従って仕事を行ったり来たりすると、なぜか結局あまり進んでいないなんてことがあり得ますよね。
◆◆そういう事態を防ぐために、アイディアを思いついてもすぐにそれにとりかからずに、備忘メモを残すってことが有用かもね。
チームメンバーに対しては、やはりコミュニケーション
◎そういえば、今朝の話なのですが、TOBの案件の定例会議に出たと思ったら、議事録をまとめあげる暇もなく別の案件のValuationに関する打ち合わせに巻き込まれまして、それが終わったら、TOBの方のプロマネから
「議事録はまだかー！」
ってお怒りのメールが入っていたんです。
◆◆君はその自分の予定についてTOB案件のプロマネ氏に伝えていたわけ？
◎いいえ、特に伝えてはいないですね。プロマネの方も私の他の案件には興味がないみたいですし。
◆◆それがまずいんじゃないかね。
◎え？
◆◆要は、そのTOBプロマネ氏は君の関与している案件の総数とかそれぞれの進捗度をわかっていないんじゃないかね。だから、他の案件で作業が遅延することを認識していないような。
◎なるほど、その可能性はありますね。
◆◆君が自身の身を守るために、相手が上司（プロマネ）であっても、
と確認をしておくべきだったんだろうね。
◎はあ。
◆◆そうすれば、そのプロマネ氏が議事録を急ぎだと思っているなら、君の会議中のメモを別のメンバーに共有してもらって他のメンバーに議事録を作成を引き継がせるとか、午後のX時くらいでもいいよとかになったかもしれないよね。
◎うーむ、そんな気がしてきました。
◆◆要は、コミュニケーションを上手くとっていこうよってことに尽きるんだけどね。君が僕にあーだこーだと案件の状況とか教えてくれるのはありがたいけど、それをちゃんと案件プロマネ氏に対してもやっておいた方がいいというわけだね。
◎先輩は話しやすくて、色々アドバイスもいただけるのでつい自然と共有しちゃうんですけど、そのプロマネ氏は近寄り難いといいますか、すくなくとも気軽に話しかけられる間柄ではないですからねえ。
◆◆苦手だったり、やりにくい相手こそ、こちらから積極的にコミュニケーションをとっていかないとね。一度ボタンの掛け違えがおきると時間が経てば経つほど被害が大きくなるわけだし。
◎わかりました。もうちょっと意識して自分の状況をプロマネさんにインプットさせていただくようにします。
さいごに
M&Aアドバイザリーの仕事は緊急対応を要する突発的な仕事発生することが少なくはないわけですが、緊急ではない話にまで作業を中断させられ続けるのも非効率です。
本文中にも触れたように、ビジネスアワーと早朝・夜とで通知の設定を変えるとか、どうしても日中に集中して作業をしたいときには同僚の承諾を得ておくとか、電話の代理応答をアシスタントの方に頼んでおくとかして、周りの協力のもと集中できる環境を整えるという方法もあろうかと思います（協力してくれた周りの方への感謝も忘れないように）。
